Suite Abyl : FAQs

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Comment fonctionnent les transferts de données sous Android ?

Abyl EDL Saisie, sous Android, ne peut pas directement échanger avec Abyl Serveur sous Windows. En effet, Android ne peut pas utiliser le protocole de Windows pour transférer des fichiers. Les transferts sont donc réalisés via FTP (protocole commun).

Abyl Serveur de Transferts (Bleu) est installé sur une machine virtuelle Windows.
Celui-ci consulte un serveur FTP, installé sur la même machine virtuelle, dans votre DMZ ou sur un serveur externe.

Avant un état des lieux :
- Abyl EDL Saisie demande des informations sur le logement via le serveur FTP en Wifi ou 4G.
- Abyl Serveur de Transferts écoute en continu les demandes. A réception, il réalise les échanges avec la gestion locative et la base de données d'Abyl, puis il met à disposition les informations sur le serveur FTP.
- Abyl EDL Saisie récupère les données et se met à jour. L'état des lieux peut maintenant être réalisé, en mode déconnecté.

Après un état des lieux :
- Abyl EDL Saisie renvoie toutes les informations via le serveur FTP.
- Abyl Serveur de Transferts les récupère, met à jour la gestion locative, la base de données d'Abyl et il déclenche les traitements associés (envoi d'emails, ...).
- Abyl EDL Saisie reçoit un compte-rendu de ces opérations.

À savoir : votre parc peut être hétérogène, équipé de terminaux Windows et Android, avec ce même fonctionnement.

Plus de navettes à préparer en amont de l'état des lieux, la tablette échange directement avec le serveur.
Si elle est équipée 4G, elle peut donc récupérer les informations nécessaires directement depuis le logement avant l'état des lieux.

La préparation de navettes en amont par un tiers (d'un responsable pour ses chargés de proximité par exemple) reste toujours possible.

La signature à distance, via plateforme web, est-elle probante ?

Oui tout à fait. Il s'agit d'une signature avancée (AdES).

Lors d'une signature sur la plateforme web, via un navigateur, voici les opérations effectuées :
- authentification du signataire par sms ou par email avant l'ouverture du document (validation avec un code à 6 chiffres),
- lancement de la plateforme de signature web via une connexion SSL,
- génération d'un hash du document (SHA1),
- cryptage avec une clé publique (RSA / AES),
- sauvegarde du fichier signé avec ces informations complémentaires.

Mais également :
- enregistrement du contexte (ID du document, nom de l'expéditeur, email de l'expéditeur, date d'envoi, date de la dernière signature requise, nombre de signataires, ordre de signature),
- enregistrement des informations de signature pour chaque signataire (nom, email, date d'envoi du document par email, date d'ouverture du document en ligne, date de signature, adresse IP de signature, application utilisée (web / mobile), type d'authentification (sms / email), dessin de la signature),
- génération d'un certificat au format PDF reprenant toutes ces informations.

De plus, la plateforme enregistre l'ensemble de l'activité des utilisateurs (dates de consultation des documents, erreurs d'authentification, ...).

Comme pour la signature en présentiel, si le fichier PDF est ensuite modifié, les données stockées permettront de le savoir par comparaison, la sécurité de la signature est donc assurée : le document ne peut pas être modifié, sans que cela soit visible, après signature.

La signature en présentiel est-elle probante ?

Oui, tout à fait. Il s'agit d'une signature avancée (AdES).

Lors d'une signature sur tablette ou smartphone (Windows, Android, iOS), voici les opérations effectuées :
- enregistrement des données biométriques de la signature (dessin, résolution de l'écran, pression, vitesse, accélération, horodatage, changement de direction : angles / vitesse, position GPS si accessible),
- stockage de ces informations, ainsi qu'un hash du fichier PDF (SHA1), au format xml au sein même du PDF,
- cryptage avec une clé publique (RSA / AES),
- sauvegarde du fichier avec ces informations complémentaires.
Le PDF est signé.

En cas de litige, une nouvelle signature peut être demandée au locataire. Les informations de signature, décryptées avec la clé privée, pourront alors être comparées.

Si le fichier PDF est ensuite modifié, les données stockées permettront de le savoir par comparaison, la sécurité de la signature est donc assurée : le document ne peut pas être modifié, sans que cela soit visible, après signature.

Les formulaires sont-ils fournis avec l'application ?

Nous élaborons principalement des formulaires sur-mesure en fonction des besoins spécifiques de chaque client.
Pour vous faire gagner du temps, nous pouvons également vous fournir un(des) formulaire(s) type, à adapter.

Quelle est la procédure une fois les scans réalisés ?

Les scans sont stockés sur l'iPad, ils sont ensuite transmis au serveur Matterport pour traitement des images.
Si les scans sont hébergés par Softybis, au retour du matériel, nous les retravaillons systématiquement grâce aux outils Matterport (suppression d'images, ajout de tags, définition du parcours de visite, ...). Cela permet d'optimiser encore le résultat.

La prise en main de la caméra est-elle accessible à tous ?

Oui, tout à fait. La caméra est très simple à utiliser. Elle est connectée à l'iPad en wifi, puis pilotée depuis l'application Matterport installée sur l'iPad. Il suffit alors de cliquer pour scanner !
Voici une vidéo tutoriel réalisée par Matterport (section "Learn how to scan") : http://try.matterport.com/new-users/

Comment fonctionne la facturation des scans hébergés chez Softybis ?

La facturation est réalisée au mois ou à l'année selon la formule choisie. Vous êtes facturés au nombre de scans actifs (publics, accessibles depuis l'extérieur du backoffice via un lien, via votre site, ...). Les scans inactifs (privés, non accessibles depuis l'extérieur) ne sont pas facturés. Ils peuvent bien sûr être activés à tout moment.

Où sont hébergés les scans réalisés ?

Vous avez le choix : soit vous hébergez les scans sur votre propre compte Matterport, soit nous pouvons les héberger pour vous. Vous aurez alors accès à un backoffice privé et vous serez autonomes.

Le document complet (bail) peut-il être préparé en amont du rendez-vous avec le locataire ?

Les étapes de construction du document et de signature par le locataire sont dissociée. Il est donc tout à fait possible de préparer le document en amont du rendez-vous (ajout d'élements, modifications, ordre des fichiers, génération, ...). Le locataire n'aura ensuite qu'à relire et signer.

Est-il possible de transférer des scans d'un compte Matterport à un autre ?

Oui, il suffit pour cela d'indiquer l'adresse email du compte Matterport vers lequel transférer le scan.

Est-il possible d'afficher une aide contextuelle par question ?

Oui, une aide par question est définie. Elle comprend une partie générale liée au formulaire et une partie contextuelle liée à la question.
Elle peut afficher du texte mais également des images : très utile pour présenter des exemples.

Sur quelles plateformes la signature électronique est-elle disponible ?

La signature électronique est disponible sur toutes les plateformes.

En présentiel :
- Sous Windows, il s'agit d'une licence perpétuelle par matériel ou d'un abonnement annuel par utilisateur,
- Sous Android et iOS, il s'agit d'un abonnement annuel par utilisateur,
- Via un navigateur, la signature de documents en ligne est facturée au volume de documents signés.

A distance :
- Via un navigateur, de même, la signature de documents en ligne est facturée au volume de documents signés.

Abyl EDL peut-il gérer les colocations ?

Oui, tout à fait. Il est possible de définir des logements virtuels comprenant les parties communes et la chambre pour chaque colocataire.

 

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