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Saisie et transmission automatique des contrats d'eau

Lors d'un état des lieux, Abyl EDL complète automatiquement des documents satellites (ex : contrats d'eau). Les formulaires peuvent ensuite être signés par le locataire et envoyés automatiquement par email à l'entité concernée (ex : communauté d'agglomération).

Dans le cas des contrats d'eau, l'application envoie le formulaire de souscription signé lors d'un état des lieux entrant et le formulaire de résiliation signé lors d'un sortant !

Intégration de la procuration lors de l'état des lieux

Lorsque le locataire ne peut pas être présent lors de l'état des lieux ou lorsqu'il n'est pas en mesure d'être signataire des documents générés, il est alors représenté. Abyl EDL vous offre la possibilité de photographier la procuration papier qui vous sera présentée sur site. Ce document s'ajoutera aux documents à signer et remontera donc automatiquement avec eux dans votre GED. Pratique !

Softybis est certifiée Qualiopi

Softybis a obtenu la certification Qualiopi en juillet 2021 sous le numéro n° 2021/0042-0 (délivrée par CERTIBAT). La certification qualité a été délivrée au titre de la catégorie d'action suivante : ACTIONS DE FORMATION.

Cette certification est un gage de qualité, elle vous assure que notre organisme de formation est en conformité avec le Référentiel National Qualité et vous permet de faire financer vos formations.

Récupération automatique de l'état des risques naturels et technologiques

Abyl SGN peut automatiser le téléchargement de l'état des risques naturels et technologiques sur le site du département.

Le fichier PDF téléchargé (un document par commune) sera archivé sur votre réseau (ou dans votre GED) et inséré dans les annexes au contrat de location.

Ainsi vous automatisez la récupération des pièces composant le contrat et vous vous assurez qu'elles soient toujours à jour !

Solde de tout compte suite à l'état des lieux sortant (sur site)

Abyl EDL permet d'établir le décompte définitif de sortie en récupérant, sur la tablette, l'ensemble des informations nécessaires pour chaque lot du contrat : loyers, consommation, régularisation des charges, régularisation des ordures ménagères, dépôt de garantie, ... Selon le solde, un paiement sur site, directement depuis le logement, ou un plan d'apurement peut être proposé. Toutes les informations sont reprises dans les documents signés électroniquement puis envoyés par mail au locataire.

Gestion des répartiteurs : nouvelles fonctionnalités

Abyl EDL savait déjà gérer les répartiteurs, et il va maintenant encore plus loin :
- il génère automatiquement la liste des répartiteurs de vos logements,
- lors de la saisie au sein d'une pièce, via un raccourci, il positionne directement l'utilisateur sur le répartiteur de la pièce au sein de la liste des compteurs : le relevé est simplifié.

Ajout d'une étape de validation avant l'envoi du contrat

Abyl SGN s'étoffe encore ! L'application propose maintenant une étape de validation entre la préparation et la signature du contrat. Le chargé de clientèle peut préparer l'ensemble des documents (avec filigrane) puis demander avant envoi la validation de son responsable d'agence.

Bien sûr, tout est automatique : le responsable est prévenu par email, il peut valider ou refuser le contrat (en indiquant le motif). Le chargé de clientèle reprend alors à l'étape de préparation (si refus) ou à l'étape de signature (si accord).

Signature électronique : nouvelle version de l'application

Sous Android, l'application de signature électronique demande une licence à un serveur de licences lors du premier lancement.

La nouvelle version de cette application permet :
- l'identification du terminal grâce à un libellé personnalisé (il remontera alors dans l'interface de gestion),
- la désactivation de certaines permissions jusqu'ici obligatoires.



Actions déclenchées par l'enregistrement d'un formulaire

Abyl PDM déclenche des actions automatiques lors de l'enregistrement d'un formulaire.

Quelques exemples pour les contrôles des éléments de sécurité : envoi d'un email au chargé de sécurité, création d'un nouveau formulaire de type contre-visite, remontée d'informations dans la gestion locative, ...
Autres exemples pour les contrôles des prestataires : envoi d'un email au chargé des contrats, calcul d'une note par prestataire, ...
Des actions sur-mesure peuvent également être développées (export, alertes, ...).

Analyse des articles insérés pour les réparations locatives

Nouvelle statistique sur les états des lieux sortants :
- Listez les articles insérés (code / libellé), leur quantité, leur prix, le pourcentage de vétusté, ...
- Affichez le montant locataire et le montant organisme,
- Identifiez les articles les plus récurrents, ...

Vous pouvez aussi manipuler les données extraites sur tableur pour réaliser vos propres statistiques !

Documentation en ligne de la suite Abyl

Pour Noël, découvrez la documentation en ligne complète de la suite Abyl !
Des tutoriels de la prise en main au perfectionnement pour les utilisateurs et les administrateurs d'Abyl EDL, Abyl PDM et Abyl SGN.

Vous n'avez pas encore vos accès ?
Contactez-nous !

https://doc.abyl.org

Zoom sur la signature à distance (signature via email)

Utilisée avec Abyl SGN, il s'agit également d'une signature avancée (AdES).
Voici les opérations effectuées : authentification du signataire par sms, lancement de la plateforme de signature web via une connexion SSL, génération d'un hash du document (SHA1), cryptage avec une clé publique (RSA / AES), sauvegarde du fichier signé avec ces informations complémentaires, génération d'un certificat de signature, ...
Si le fichier PDF est ensuite modifié, les données stockées permettront de le savoir par comparaison : sécurité assurée !

Abyl PDM : formulaires à la demande

Nouveauté : vous pouvez maintenant renseigner des formulaires en dehors de la fréquence définie !

Vous renseignez vos formulaires de contrôle des éléments de sécurité au début de chaque mois ? Si vous constatez une anomalie sur un hall d'entrée en milieu de mois, vous pouvez maintenant demander la génération d'un formulaire à la demande, le compléter et une fois validé les automatismes de suivi et les alertes classiques se déclencheront.
Plus besoin de déclarer une anomalie manuellement ou d'attendre le mois prochain.

Zoom sur la signature en présentiel (signature sur tablette)

Utilisée avec Abyl EDL et Abyl SGN, il s'agit d'une signature avancée (AdES).

Voici les opérations effectuées : enregistrement des données biométriques (dessin, pression, horodatage, ...), stockage de ces informations (ainsi qu'un hash du fichier PDF (SHA1)) au format xml au sein même du PDF, cryptage avec une clé publique (RSA / AES).

Si le fichier PDF est ensuite modifié, les données stockées permettront de le savoir par comparaison : le document ne peut pas être modifié, sans que cela soit visible, après signature. Sécurité assurée !

Abyl EDL : Saisie des demandes de travaux

Une fois l'état des lieux signé par le locataire, il est possible de revenir en saisie : la part locataire est bloquée, la part organisme peut être modifiée.
Abyl EDL vous permet de saisir des travaux et des articles supplémentaires pour chaque dégradation (via votre bordereau de prix locataires ou marchés).

Lors de la remontée des informations sur le serveur, une demande de travaux ou un bon de travail est automatiquement généré dans votre gestion locative !

Abyl EDL : intégration de votre protocole d'accord sur la vétusté

Afin de calculer automatiquement le montant des réparations locatives lors d'une visite conseil ou lors d'un état des lieux sortant, Abyl EDL intègre :
- votre grille de vétusté (période de franchise, abattement annuel, part résiduelle, ...)
- votre bordereau de prix locataires,
- mais aussi la configuration, les métrés et les dates de remise à neuf pour chaque logement (si disponible).

Quelles que soient vos règles de calcul pour la vétusté, elles pourront être intégrées !

Abyl EDL : qualification du patrimoine en parallèle d'un état des lieux

Abyl EDL vous permet de saisir des informations (avec photo) afin de qualifier le logement : la présence d'un ascenseur, l'étage, le type de chauffage, ... ou encore l'accessibilité pour une personne âgée ou en situation de handicap.

Une fois relevées, ces données permettent d'aider les chargés de clientèle au quotidien, de réaliser des extractions, des statistiques.

Abyl SGN : nouveau mode de tarification

Le tarif de la licence Abyl SGN se base maintenant sur le nombre de logements de l'organisme : nombre d'utilisateurs illimité, nombre de terminaux illimité !

Tout collaborateur de l'organisme peut lancer et manipuler Abyl SGN, vous n'avez plus de limites !

Toutes nos applications se basent maintenant sur ce modèle.

Abyl EDL : historique des réparations au format PDF

L'affichage de la liste des réparations est inclus en standard dans l'application.

Pour aller encore plus loin, Abyl EDL peut générer automatiquement un état des réparations au format PDF. A tout moment, le chargé d'états des lieux peut donc consulter le document dans le logement. Il y retrouve la liste des derniers locataires et la liste des interventions (corps d'état, prestataire, coût, ...).

Abyl EDL : nouvelles rubriques "Sécurité / Propreté"

Il est désormais possible d'encadrer la saisie pour des rubriques importantes.

Cela peut être utile pour le contrôle des éléments de sécurité par exemple : DAAF, bouchon de l'arrivée de gaz, ... On peut rendre la présence de l'élément obligatoire dans la pièce et imposer la saisie d'un constat explicite.

Ces rubriques seront également mises en avant dans l'état des lieux.

De nouvelles couleurs et un nouveau site web pour la suite Abyl

Une nouvelle identité, un nouveau site, un nouveau contenu, tout a été revu !

Découvrez ou redécouvrez la suite Abyl, ses magiciels et ses possibilités infinies...

Abyl SGN : signature électronique des baux à distance

La dématérialisation des baux s'étoffe encore !
En plus de construire automatiquement le bail, de proposer la signature sur tablette en agence ou sur site, d'archiver les documents signés en GED, ... vient s'ajouter la signature à distance.

Une fois le bail généré, il est automatiquement envoyé par email au locataire via une plateforme de signature.
A réception, le locataire signe le document électroniquement, vous en êtes immédiatement notifié.

Horodatage inclus et possibilité d'authentifier le signataire par sms pour plus de sécurité.

Abyl PDM : nouvelle version compatible Android 10

Android 10 apporte de nombreuses fonctionnalités pour assurer le respect du RGPD et donner plus de contrôle aux utilisateurs.

La sécurité et la protection de la vie privée ont été mises en avant : système de permissions revu, droits d'accès à la localisation affinés, droits d'accès aux fichiers locaux plus détaillés, téléchargements cadrés, accès à l'IMEI et au numéro de série supprimé, ...

La nouvelle version d'Abyl PDM prend en compte ces évolutions et c'est transparent pour l'utilisateur !

Abyl EDL : nouveau paramétrage pour la liste des constats

En saisie, il est désormais possible d'afficher la liste des constats en ne proposant QUE les constats liés à la rubrique en cours. Cela permet de choisir dans une liste restreinte mais pertinente, plus compréhensible dans beaucoup de cas.

Il est toujours possible d'afficher la liste avec tous les constats disponibles en choisissant simplement en fin de liste la ligne intitulée "Afficher les autres constats disponibles...".

Vous pouvez personnaliser cette fonctionnalité, en l'appliquant qu'à certaines rubriques, par exemple.

Abyl EDL : adaptation des méthodes de travail

En cette période particulière, chamboulée par le coronavirus, nous vous aidons à adapter vos méthodes de travail.

Nous pouvons permettre à vos équipes d'accéder à des états des lieux préparés sur le module orange (serveur) depuis des matériels externes à votre réseau.

N'hésitez pas à nous demander ce nouveau paramétrage.

Abyl EDL : nouveau paramétrage pour l'affichage des travaux

Le paramétrage permet maintenant de cacher les travaux lors de la saisie de vos états des lieux.

En état des lieux entrant, les travaux ne s'affichent plus.

En état des lieux sortant, il est possible de sélectionner un constat puis directement d'insérer, automatiquement ou manuellement, les articles.

Abyl EDL : visite technique et propreté du logement

Une nouvelle extension est disponible pour relever des données spécifiques lors de l'état des lieux entrant.

Elle permet de répondre à une série de questions sur la sécurité et la propreté au sein du logement.

Ces questions peuvent être complètement personnalisées et donc répondre aux attentes des différentes certifications en la matière.

Softybis devient revendeur agréé Namirial pour la signature électronique

En terme de signature électronique, nos solutions se sont toujours appuyées sur les produits Significant de la société Xyzmo, tant pour Windows que pour Android ou iOS.

Après plusieurs années d'un partenariat fructueux, Softybis devient revendeur France pour le groupe Namirial, société mère de Xyzmo.

Abyl EDL est référencé dans le catalogue de l'UGAP

En 2020, afin de faciliter vos démarches administratives, Abyl EDL intègre le catalogue de l'UGAP.

Si l'UGAP accompagne votre processus de commande, n'hésitez pas à nous contacter.

Découvrez l'Abyl TAB : système de portage pour tablettes

Notre système de portage pour tablettes permet d'assurer le confort de l'utilisateur et la sécurité du matériel.

Trois types de portage :

- Sangles d'avant-bras
- Poignée
- Bandoulière

Prise en main de l'Abyl TAB...

 

Restons en contact !


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