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Récupération automatique des diagnostics du logement

Abyl SGN regroupe et renseigne automatiquement tous les documents du contrat : il le rédige pour vous. Il y inclut bien sûr les diagnostics du logement : DPE, Crep, état de l'installation élec. / gaz, état des risques, ...
Pour cela, il interroge votre GED ou parcourt les répertoires dédiés de votre réseau. Si un diagnostic n'est pas trouvé ou trop ancien, il vous alerte.
Plus d'oublis, plus d'erreurs !

Nouvelle fenêtre de recherche (constats, précisions, travaux, articles, ...)

Abyl EDL se pare d'une toute nouvelle fenêtre d'affichage des listes, elle inclut un champ de recherche intelligent et une classification encore plus détaillée des éléments.

Elle est accessible dans toute l'application, pour chaque liste, pour chaque type d'éléments.

Gain de temps assuré !

Guidez vos utilisateurs : aide illustrée et évolutive

Abyl PDM vous a toujours permis de guider vos utilisateurs en affichant une aide par question. Il est maintenant possible d'aller plus loin, toujours en mode déconnecté, en chargeant un fichier d'aide par question.

Ce document complet peut comprendre des explications encore plus détaillées, des photos, des conseils, ... et ce sans ralentir la synchronisation des données !

Enregistrement de l'attestation d'assurance lors de l'état des lieux entrant

Vous pouvez maintenant prendre en photo l'attestation d'assurance du locataire lors de l'état des lieux entrant et saisir la date de fin de validité.

L'attestation sera ajoutée en annexe des documents signés, elle remontera en GED.

La date de fin de validité remontera automatiquement dans votre ERP. Efficace !

Nouveau type de formulaire : relevé d'équipements sur le terrain

Abyl PDM vous permet de qualifier votre patrimoine très facilement : vos équipes relèvent les données sur le terrain et la base de votre solution de GMAO / GTP s'enrichit automatiquement !

Faites ainsi remonter toutes les informations concernant les ascenseurs, les chaudières, les armoires électriques, les extincteurs, les réseaux, ...

Suivi des réserves avant et après la mise en location

Abyl EDL vous permet de réaliser des états des lieux pour constater les dégradations correspondant à des réserves non levées. Des états des lieux successifs peuvent être réalisés en amont de la mise en location et jusqu'à la garantie de parfait achèvement.
Lors de l'état des lieux entrant ou des avenants avec le locataire, les constats liés à des réserves sont automatiquement repris et identifiés, ils peuvent même faire l'objet d'un document spécifique.

Comptabilité Windows 11 assurée

Abyl EDL et Abyl SGN sont bien sûr compatibles Windows 11. Certains traitements ont été optimisés. N'hésitez pas à nous contacter si vous faites évoluer votre parc afin de mettre à jour vos applications. La mise à jour vers cette nouvelle version d'Abyl sera comme toujours gratuite, incluse au contrat de maintenance.

Signature électronique pour l'organisme et le prestataire

Suite à la saisie d'un formulaire sur Abyl PDM, un rapport PDF est automatiquement généré sur le smartphone ou la tablette. Il reprend l'ensemble des réponses aux questions, les photos et les commentaires. Ce rapport peut maintenant être signé électroniquement par l'utilisateur, mais aussi par le prestataire s'il est présent lors du contrôle ! Le suivi de l'entretien ménager et de l'entretien des espaces verts est ainsi validé par les deux parties.

Gestion automatique de la sectorisation de vos bordereaux de prix

Lors d'un état des lieux, Abyl EDL sait bien sûr gérer la sectorisation lors de la saisie des travaux. Seuls les articles pertinents pour le logement en cours sont affichés, l'utilisateur n'a aucune question à se poser, c'est transparent pour lui.

L'application peut synchroniser la sectorisation renseignée au sein de votre ERP ou sélectionner les articles selon divers critères (code, agence, libellé, ...).

Zoom sur la signature en présentiel (signature sur pad)

Encore un nouveau mode de signature pour Abyl SGN : la signature électronique sur pad (mini tablette graphique de 4" avec stylet).
Lors que vous recevez des locataires pour la signature de leur contrat en présentiel, au siège ou en agence, recevez-les dans des box ou aux bureaux des chargés de clientèle, présentez leur les documents à relire sur un écran indépendant, puis tendez leur un stylet pour signer très facilement grâce au pad. La procédure est simple et complètement dématérialisée !

Fiche Qualité signée lors de vos états des lieux entrants

Abyl EDL vous permet de relever des informations sur les équipements et sur la propreté du logement lors de (ou entre) vos états des lieux.
Qualifiez vos logements en notant le type de chauffage, le type de ventilation, le résultat des diagnostics électricité / gaz, le nombre de DAAF, la présence d'ampoules basse consommation, ... Donnez également une note propreté par pièce et globale.
Ces informations peuvent générer un document que le locataire signera lors de l'EDL entrant.

Conservation des réponses saisies pour la journée

Lors de la saisie de vos formulaires, vous pouvez être interrompus par une rencontre avec un locataire, un appel ou une urgence à traiter. Dans ce cas, Abyl PDM conservera vos réponses jusqu'à la fin de la journée, vous pourrez reprendre la saisie à tout moment.
Comme les formulaires ont pour but d'être une photographie de votre patrimoine à un instant t, le lendemain, si le formulaire n'est pas validé, il sera réinitialisé.

Nouvelle organisation avec le parapheur multiliasse

Le parapheur généré automatiquement par Abyl SGN peut être divisé en liasses, donc en sous-ensembles de documents.
On peut par exemple définir une liasse contrat, une liasse annexe office (règlement intérieur, réparations locatives, ...) et une liasse annexe locataire (demande d'aide au logement, charges, contrat multiservice, ...).
Chaque liasse sera signée et automatiquement archivée en GED.

Nouveau type de formulaire : cotation du patrimoine

Abyl PDM vous permet d'évaluer l'état de vos groupes et d'avoir ainsi une meilleure visibilité sur les travaux à prévoir pour les prochaines années. Inspectez le bâti, les parties communes, le confort des logements, les espaces extérieurs, ...
Chaque élément sera contrôlé, ce qui permettra d'estimer les travaux à court et moyen termes.
Exploitez les données récoltées pour affiner votre Plan Stratégique de Patrimoine (PSP) !

Saisie et transmission automatique des contrats d'eau

Lors d'un état des lieux, Abyl EDL complète automatiquement des documents satellites (ex : contrats d'eau). Les formulaires peuvent ensuite être signés par le locataire et envoyés automatiquement par email à l'entité concernée (ex : communauté d'agglomération).

Dans le cas des contrats d'eau, l'application envoie le formulaire de souscription signé lors d'un état des lieux entrant et le formulaire de résiliation signé lors d'un sortant !

Intégration de la procuration lors de l'état des lieux

Lorsque le locataire ne peut pas être présent lors de l'état des lieux ou lorsqu'il n'est pas en mesure d'être signataire des documents générés, il est alors représenté. Abyl EDL vous offre la possibilité de photographier la procuration papier qui vous sera présentée sur site. Ce document s'ajoutera aux documents à signer et remontera donc automatiquement avec eux dans votre GED. Pratique !

Softybis est certifiée Qualiopi

Softybis a obtenu la certification Qualiopi en juillet 2021 sous le numéro n° 2021/0042-0 (délivrée par CERTIBAT). La certification qualité a été délivrée au titre de la catégorie d'action suivante : ACTIONS DE FORMATION.

Cette certification est un gage de qualité, elle vous assure que notre organisme de formation est en conformité avec le Référentiel National Qualité et vous permet de faire financer vos formations.

Récupération automatique de l'état des risques naturels et technologiques

Abyl SGN peut automatiser le téléchargement de l'état des risques naturels et technologiques sur le site du département.

Le fichier PDF téléchargé (un document par commune) sera archivé sur votre réseau (ou dans votre GED) et inséré dans les annexes au contrat de location.

Ainsi vous automatisez la récupération des pièces composant le contrat et vous vous assurez qu'elles soient toujours à jour !

Solde de tout compte suite à l'état des lieux sortant (sur site)

Abyl EDL permet d'établir le décompte définitif de sortie en récupérant, sur la tablette, l'ensemble des informations nécessaires pour chaque lot du contrat : loyers, consommation, régularisation des charges, régularisation des ordures ménagères, dépôt de garantie, ... Selon le solde, un paiement sur site, directement depuis le logement, ou un plan d'apurement peut être proposé. Toutes les informations sont reprises dans les documents signés électroniquement puis envoyés par mail au locataire.

Gestion des répartiteurs : nouvelles fonctionnalités

Abyl EDL savait déjà gérer les répartiteurs, et il va maintenant encore plus loin :
- il génère automatiquement la liste des répartiteurs de vos logements,
- lors de la saisie au sein d'une pièce, via un raccourci, il positionne directement l'utilisateur sur le répartiteur de la pièce au sein de la liste des compteurs : le relevé est simplifié.

Ajout d'une étape de validation avant l'envoi du contrat

Abyl SGN s'étoffe encore ! L'application propose maintenant une étape de validation entre la préparation et la signature du contrat. Le chargé de clientèle peut préparer l'ensemble des documents (avec filigrane) puis demander avant envoi la validation de son responsable d'agence.

Bien sûr, tout est automatique : le responsable est prévenu par email, il peut valider ou refuser le contrat (en indiquant le motif). Le chargé de clientèle reprend alors à l'étape de préparation (si refus) ou à l'étape de signature (si accord).

Signature électronique : nouvelle version de l'application

Sous Android, l'application de signature électronique demande une licence à un serveur de licences lors du premier lancement.

La nouvelle version de cette application permet :
- l'identification du terminal grâce à un libellé personnalisé (il remontera alors dans l'interface de gestion),
- la désactivation de certaines permissions jusqu'ici obligatoires.



Actions déclenchées par l'enregistrement d'un formulaire

Abyl PDM déclenche des actions automatiques lors de l'enregistrement d'un formulaire.

Quelques exemples pour les contrôles des éléments de sécurité : envoi d'un email au chargé de sécurité, création d'un nouveau formulaire de type contre-visite, remontée d'informations dans la gestion locative, ...
Autres exemples pour les contrôles des prestataires : envoi d'un email au chargé des contrats, calcul d'une note par prestataire, ...
Des actions sur-mesure peuvent également être développées (export, alertes, ...).

Analyse des articles insérés pour les réparations locatives

Nouvelle statistique sur les états des lieux sortants :
- Listez les articles insérés (code / libellé), leur quantité, leur prix, le pourcentage de vétusté, ...
- Affichez le montant locataire et le montant organisme,
- Identifiez les articles les plus récurrents, ...

Vous pouvez aussi manipuler les données extraites sur tableur pour réaliser vos propres statistiques !

Documentation en ligne de la suite Abyl

Pour Noël, découvrez la documentation en ligne complète de la suite Abyl !
Des tutoriels de la prise en main au perfectionnement pour les utilisateurs et les administrateurs d'Abyl EDL, Abyl PDM et Abyl SGN.

Vous n'avez pas encore vos accès ?
Contactez-nous !

https://doc.abyl.org

Zoom sur la signature à distance (signature via email)

Utilisée avec Abyl SGN, il s'agit également d'une signature avancée (AdES).
Voici les opérations effectuées : authentification du signataire par sms, lancement de la plateforme de signature web via une connexion SSL, génération d'un hash du document (SHA1), cryptage avec une clé publique (RSA / AES), sauvegarde du fichier signé avec ces informations complémentaires, génération d'un certificat de signature, ...
Si le fichier PDF est ensuite modifié, les données stockées permettront de le savoir par comparaison : sécurité assurée !

Abyl PDM : formulaires à la demande

Nouveauté : vous pouvez maintenant renseigner des formulaires en dehors de la fréquence définie !

Vous renseignez vos formulaires de contrôle des éléments de sécurité au début de chaque mois ? Si vous constatez une anomalie sur un hall d'entrée en milieu de mois, vous pouvez maintenant demander la génération d'un formulaire à la demande, le compléter et une fois validé les automatismes de suivi et les alertes classiques se déclencheront.
Plus besoin de déclarer une anomalie manuellement ou d'attendre le mois prochain.

Zoom sur la signature en présentiel (signature sur tablette)

Utilisée avec Abyl EDL et Abyl SGN, il s'agit d'une signature avancée (AdES).

Voici les opérations effectuées : enregistrement des données biométriques (dessin, pression, horodatage, ...), stockage de ces informations (ainsi qu'un hash du fichier PDF (SHA1)) au format xml au sein même du PDF, cryptage avec une clé publique (RSA / AES).

Si le fichier PDF est ensuite modifié, les données stockées permettront de le savoir par comparaison : le document ne peut pas être modifié, sans que cela soit visible, après signature. Sécurité assurée !

Abyl EDL : Saisie des demandes de travaux

Une fois l'état des lieux signé par le locataire, il est possible de revenir en saisie : la part locataire est bloquée, la part organisme peut être modifiée.
Abyl EDL vous permet de saisir des travaux et des articles supplémentaires pour chaque dégradation (via votre bordereau de prix locataires ou marchés).

Lors de la remontée des informations sur le serveur, une demande de travaux ou un bon de travail est automatiquement généré dans votre gestion locative !

Abyl EDL : intégration de votre protocole d'accord sur la vétusté

Afin de calculer automatiquement le montant des réparations locatives lors d'une visite conseil ou lors d'un état des lieux sortant, Abyl EDL intègre :
- votre grille de vétusté (période de franchise, abattement annuel, part résiduelle, ...)
- votre bordereau de prix locataires,
- mais aussi la configuration, les métrés et les dates de remise à neuf pour chaque logement (si disponible).

Quelles que soient vos règles de calcul pour la vétusté, elles pourront être intégrées !

Abyl EDL : qualification du patrimoine en parallèle d'un état des lieux

Abyl EDL vous permet de saisir des informations (avec photo) afin de qualifier le logement : la présence d'un ascenseur, l'étage, le type de chauffage, ... ou encore l'accessibilité pour une personne âgée ou en situation de handicap.

Une fois relevées, ces données permettent d'aider les chargés de clientèle au quotidien, de réaliser des extractions, des statistiques.

Abyl SGN : nouveau mode de tarification

Le tarif de la licence Abyl SGN se base maintenant sur le nombre de logements de l'organisme : nombre d'utilisateurs illimité, nombre de terminaux illimité !

Tout collaborateur de l'organisme peut lancer et manipuler Abyl SGN, vous n'avez plus de limites !

Toutes nos applications se basent maintenant sur ce modèle.

Abyl EDL : historique des réparations au format PDF

L'affichage de la liste des réparations est inclus en standard dans l'application.

Pour aller encore plus loin, Abyl EDL peut générer automatiquement un état des réparations au format PDF. A tout moment, le chargé d'états des lieux peut donc consulter le document dans le logement. Il y retrouve la liste des derniers locataires et la liste des interventions (corps d'état, prestataire, coût, ...).

Abyl EDL : nouvelles rubriques "Sécurité / Propreté"

Il est désormais possible d'encadrer la saisie pour des rubriques importantes.

Cela peut être utile pour le contrôle des éléments de sécurité par exemple : DAAF, bouchon de l'arrivée de gaz, ... On peut rendre la présence de l'élément obligatoire dans la pièce et imposer la saisie d'un constat explicite.

Ces rubriques seront également mises en avant dans l'état des lieux.

De nouvelles couleurs et un nouveau site web pour la suite Abyl

Une nouvelle identité, un nouveau site, un nouveau contenu, tout a été revu !

Découvrez ou redécouvrez la suite Abyl, ses magiciels et ses possibilités infinies...

Abyl SGN : signature électronique des baux à distance

La dématérialisation des baux s'étoffe encore !
En plus de construire automatiquement le bail, de proposer la signature sur tablette en agence ou sur site, d'archiver les documents signés en GED, ... vient s'ajouter la signature à distance.

Une fois le bail généré, il est automatiquement envoyé par email au locataire via une plateforme de signature.
A réception, le locataire signe le document électroniquement, vous en êtes immédiatement notifié.

Horodatage inclus et possibilité d'authentifier le signataire par sms pour plus de sécurité.

Abyl PDM : nouvelle version compatible Android 10

Android 10 apporte de nombreuses fonctionnalités pour assurer le respect du RGPD et donner plus de contrôle aux utilisateurs.

La sécurité et la protection de la vie privée ont été mises en avant : système de permissions revu, droits d'accès à la localisation affinés, droits d'accès aux fichiers locaux plus détaillés, téléchargements cadrés, accès à l'IMEI et au numéro de série supprimé, ...

La nouvelle version d'Abyl PDM prend en compte ces évolutions et c'est transparent pour l'utilisateur !

Abyl EDL : nouveau paramétrage pour la liste des constats

En saisie, il est désormais possible d'afficher la liste des constats en ne proposant QUE les constats liés à la rubrique en cours. Cela permet de choisir dans une liste restreinte mais pertinente, plus compréhensible dans beaucoup de cas.

Il est toujours possible d'afficher la liste avec tous les constats disponibles en choisissant simplement en fin de liste la ligne intitulée "Afficher les autres constats disponibles...".

Vous pouvez personnaliser cette fonctionnalité, en l'appliquant qu'à certaines rubriques, par exemple.

Abyl EDL : adaptation des méthodes de travail

En cette période particulière, chamboulée par le coronavirus, nous vous aidons à adapter vos méthodes de travail.

Nous pouvons permettre à vos équipes d'accéder à des états des lieux préparés sur le module orange (serveur) depuis des matériels externes à votre réseau.

N'hésitez pas à nous demander ce nouveau paramétrage.

Abyl EDL : nouveau paramétrage pour l'affichage des travaux

Le paramétrage permet maintenant de cacher les travaux lors de la saisie de vos états des lieux.

En état des lieux entrant, les travaux ne s'affichent plus.

En état des lieux sortant, il est possible de sélectionner un constat puis directement d'insérer, automatiquement ou manuellement, les articles.

Abyl EDL : visite technique et propreté du logement

Une nouvelle extension est disponible pour relever des données spécifiques lors de l'état des lieux entrant.

Elle permet de répondre à une série de questions sur la sécurité et la propreté au sein du logement.

Ces questions peuvent être complètement personnalisées et donc répondre aux attentes des différentes certifications en la matière.

Softybis devient revendeur agréé Namirial pour la signature électronique

En terme de signature électronique, nos solutions se sont toujours appuyées sur les produits Significant de la société Xyzmo, tant pour Windows que pour Android ou iOS.

Après plusieurs années d'un partenariat fructueux, Softybis devient revendeur France pour le groupe Namirial, société mère de Xyzmo.

Abyl EDL est référencé dans le catalogue de l'UGAP

En 2020, afin de faciliter vos démarches administratives, Abyl EDL intègre le catalogue de l'UGAP.

Si l'UGAP accompagne votre processus de commande, n'hésitez pas à nous contacter.

 

Restons en contact !


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